Uso de datos biométricos para registro de asistencia laboral

Ponemos en su conocimiento que la Superintendencia de Protección de Datos Personales, en la absolución a la consulta 002-2025, referente al uso de los sistemas biométricos utilizados por los empleadores para el registro de asistencia de sus colaboradores esbozó el siguiente criterio:

La Superintendencia de Protección de Datos Personales, categoriza como “datos personales especiales sensibles” a los datos biométricos utilizados por los empleadores para el registro de asistencia de sus colaboradores, ya que, estos contienen información personalísima e íntima de una persona natural, y por ende deben ser objeto de mayor protección. El uso de estos datos está ligado a los principios de pertinencia, minimización y proporcionalidad, pues se busca que los datos a recopilarse sean los estrictamente necesarios, y que su uso sea el adecuado y justificado.   

La Superintendencia de Protección de Datos Personales realizó un análisis del artículo 26 de la LOPDP, siendo los puntos más destacados los siguientes:

1. El consentimiento no es suficiente para la aprobación del uso de estos datos en los sistemas biométricos de las empresas, pues está ligado a la orden de un superior jerárquico, lo cual impide que este consentimiento sea libre. Se hace énfasis en indicar que, para que el consentimiento sea valido debe ser libre, específico, informado e inequívoco.
2. También se hace referencia a que este tipo de datos no ayuda al cumplimiento de obligaciones legales, puesto que ninguna norma exige o inmiscuye el uso de sistemas biométricos para el registro de asistencia de los trabajadores.
3. No debe existir decisión judicial que apruebe el uso de sistemas biométricos para el registro de asistencia de trabajadores, ya que, se estarían vulnerando derechos relacionados al uso de datos personales enmarcados en la Constitución de la República.

El uso de estos datos infringe principios clave como los de pertinencia, minimización y proporcionalidad de datos, puesto que, no es imprescindible para el registro de asistencia de colaboradores tener sistemas biométricos, cuando existen opciones menos nocivas e igualmente eficaces que cumplen con el mismo propósito, como:

• El uso de tarjetas magnéticas.
• Registros manuales de asistencia.
• Programas destinados al registro de asistencia a través de ordenadores verificando el IP al momento de ingreso y salida.

Se recomienda a los empleadores que previo a utilizar mecanismos biométricos para el registro de asistencia de sus colaboradores se realice una evaluación de impacto para el cumplimiento efectivo de la normativa enmarcada en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, con la finalidad de respetar el uso de los datos de sus colaboradores.

Al respecto, es preciso indicar que, el criterio previamente transcrito no es vinculante, no tiene valor probatorio alguno y no constituye un acto administrativo con alcance jurídico y por ende no es de obligatorio cumplimiento, por lo que se puede concluir que no se encuentra al momento prohibido el uso de registros de asistencia biométricos. Sin embargo, al ser la posición institucional del ente de control en materia de datos personales consideramos recomendable:

1. Que previa la explicación respectiva de la finalidad que tiene la utilización de sus datos biométricos, mediante un documento por escrito, el trabajador autorice la utilización de los mismos de forma específica para el control de registro de asistencia, evidenciando que el consentimiento ha sido brindado de forma libre, específica, informada e inequívoca.
2. Implementar en los contratos de trabajo que se celebren en el futuro, una cláusula que recoja lo expuesto en el literal a).
3. Suscribir la documentación legal correspondiente que obligue al proveedor del Sistema de Registro Biométrico a que tome todas las medidas de protección de los datos de los trabajadores previstas en la ley y que su utilización sea única y exclusivamente para los fines autorizados.
4. Utilizar métodos menos invasivos para el registro de asistencia, como tarjetas magnéticas, registros manuales o sistemas informáticos que verifiquen la IP al momento de ingreso o salida, entre otras.
5. Realizar un análisis exhaustivo de las implicaciones que pueda producir la implementación de cualquier sistema de tratamiento de datos personales para evitar eventuales vulneraciones a los derechos de las personas.

En caso de requerir más información, favor contactar a guillermoc@puenteasociados.com

Atentamente,